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Arcturis

Prozessautomatisierung

Prozesse automatisieren — für Handwerk, Gastronomie und Werkstätten

Jeder Betrieb hat drei bis fünf Abläufe, die von Hand laufen — nicht weil das besser wäre, sondern weil sie schon immer so liefen. Wir suchen den, der am meisten kostet, und nehmen ihn Ihnen ab. Lernen müssen Sie dafür kein Programm: Sie bekommen einen Ablauf, der ohne Sie weiterläuft.

Prozessautomatisierung ohne IT-Abteilung: Termine, Reservierungen, Bestellungen, Angebote, Auskunft an Ihre Kunden. Bei uns arbeiten dafür Regeln, keine Modelle — was ein Modell entscheiden muss, steht unter KI-Systeme. Ein Ablauf kostet ab 1.500 €, der Betrieb ab 30 € im Monat; was den Preis bewegt, steht weiter unten.

ab 1.500 € je Ablauf · Betrieb ab 30 €/Monat · ohne IT-Abteilung · ohne Provision an Portale

Zählen

Bevor etwas automatisiert wird, wird gezählt

Die meisten Angebote in diesem Feld beginnen mit einer Software. Wir beginnen mit einer Zahl.

An einem einzigen echten Werktag werden sieben Größen gezählt — nicht geschätzt, nicht aus der Erinnerung:

An einem echten Werktag gezählt

Was gezählt wirdWoher die Zahl kommt

  1. Anrufe an diesem Tag die Anrufliste des Telefons oder der Anlage
  2. davon nicht angenommen dieselbe Liste, die unbeantworteten Einträge
  3. Minuten je Terminvereinbarung an fünf Gesprächen mitgestoppt
  4. Termine, zu denen niemand kam Ihr Kalender, die letzten vier Wochen
  5. Provision an Portale, je Monat die letzte Abrechnung des Portals
  6. Vorgänge, die zweimal getippt werden einmal mitgezählt: was aus dem einen Programm ins andere abgeschrieben wird
  7. Durchschnittlicher Auftragswert Ihre letzten zwanzig Rechnungen, Summe geteilt durch zwanzig

Das ist dasselbe Verfahren wie beim Website-Bau — und aus demselben Grund: Erst wenn die Zahl auf dem Tisch liegt, lässt sich sagen, welcher Ablauf zuerst drankommt.

Randnotiz — Was daraus wird

Eine Rechnung in Euro je Monat, die keine Meinung ist. Sie steht am Anfang des Angebots, nicht am Ende.

Die Fälle

Die sieben Fälle

Jeder Abschnitt nennt: was es ist, was es ersetzt, und wann wir es anders bauen.

Bestellungen direkt auf Ihrer Seite statt über ein Portal

Hier lässt sich die Rechnung wirklich aufmachen — wenn man die Zahlen sauber hinschreibt.

Was belegt ist: Lieferando nennt selbst 13 % Provision bei eigener Lieferung und 30 %, wenn die Plattform ausliefert — so zitiert im Februar 2021. Im Sommer 2022 kam nach Unternehmensangaben ein Prozentpunkt hinzu. Für Wolt wurden im selben Zeitraum 25 bis 30 % berichtet.

Eigene Lieferung 13 %
Plattform liefert aus 30 %

Achse 0 bis 40 % vom Lieferumsatz.

Was nicht belegt ist, und das sagen wir dazu

Aktuelle Sätze veröffentlicht Lieferando nicht. Jede Zahl, die im Netz als „Stand 2026“ kursiert, stammt von einem direkten Wettbewerber der Plattform, und keiner davon nennt eine Quelle. Für Uber Eats haben wir für Deutschland keine belastbare Angabe gefunden.

Bei Zahl € Lieferumsatz im Monat und eigener Auslieferung sind das Zahl € — jeden Monat, für Bestellungen von Gästen, die Sie längst haben. Für Ihren Vertrag rechnen wir mit Ihrer tatsächlichen Abrechnung, nicht mit einer Zahl aus dem Netz.

Lieferumsatz je Monat × 13 % bei eigener Lieferung

390€ je Monat an Provision

Das sind 4.680 € im Jahr. Liefert die Plattform aus, sind es bei 30 % 900 € je Monat.

3.000 €
Was gebaut wird

Bestellseite, Warenkorb, Bezahlung, Bon in der Küche. Auf Ihrem Server, mit Ihren Preisen.

Wann wir es anders bauen

Das Portal bringt Reichweite, Ihre eigene Bestellung bringt Marge. Wir bauen deshalb den Übergang, nicht den Bruch: eigene Bestellung für Stammgäste, Portal weiter für Entdeckung, und eine Karte auf jeder Tüte, die den Gast beim nächsten Mal direkt zu Ihnen schickt.

Randnotiz — Herkunft der Zahlen

Aussagen von Lieferando, zitiert in der Tagespresse im Februar 2021; Meldung zur Provisionserhöhung vom Juni 2022. Fremde Zahlen, keine eigene Erhebung.

Termine online buchen, ohne dass jemand ans Telefon muss

Ein Betrieb mit vier Mitarbeitern nimmt zwischen halb neun und siebzehn Uhr nicht jeden Anruf an. Jeder nicht angenommene Anruf ist ein Auftrag, der beim nächsten Eintrag in der Ergebnisliste landet.

Was gebaut wird

eine Buchungsseite, die echte freie Zeiten zeigt, in Ihren vorhandenen Kalender schreibt, bestätigt und einen Tag vorher erinnert. Kein Konto, kein Passwort, keine App. Sie liegt auf Ihrer eigenen Seite — nicht auf der eines Anbieters, den Sie monatlich mieten.

Wann wir es anders bauen

Eine Buchung ist nur so gut wie der Kalender dahinter. Liegen die Termine heute in zwei Köpfen, bauen wir zuerst den Kalender und danach die Buchung. Das ist derselbe Auftrag, nur in der richtigen Reihenfolge.

Reservierung mit verbindlicher Zusage — ohne Provision je Gast

Ein Reservierungsportal kostet je Gast oder je Monat, und es besitzt die Beziehung zum Gast, nicht Sie.

Was gebaut wird

Reservierung auf der eigenen Seite, eigene Gästeliste, Bestätigung, Erinnerung. Die Daten bleiben bei Ihnen.

Die Rechnung dazu, offen: Bei Zahl Gästen im Monat und Zahl € Provision je Gast zahlen Sie Zahl € im Monat für Gäste, die Ihren Namen gesucht haben. Eine Mietlösung kostet dafür einen festen Monatsbetrag, eine eigene Reservierung einmalig ab 1.500 € und danach die Pflege.

Gäste je Monat × Provision je Gast

270€ je Monat

Das sind 3.240 € im Jahr — gegen einmalig ab 1.500 € und danach die Pflege. Beide Regler sind Ihre Zahlen: eine belegte Provision je Gast einer üblichen Reservierungsplattform liegt uns nicht vor, deshalb steht hier keine.

180
1,50 €
Wann wir es anders bauen

Ein Portal bringt auch neue Gäste. Deshalb geht es nicht darum, es abzuschaffen, sondern darum, für einen Gast, der Ihren Namen gesucht hat, keine Provision zu zahlen. Wir bauen die eigene Reservierung und lassen das Portal daneben laufen.

Weniger Rückfrage-Anrufe in der Werkstatt — Kunden sehen den Stand selbst

„Ist mein Gerät schon fertig?“

— der Anruf, der in einer Werkstatt am häufigsten stört, weil er immer dann kommt, wenn gerade gearbeitet wird.
Was es zu kaufen gibt

Was es dagegen zu kaufen gibt, nimmt die Anrufe an: ein Büroservice, ein Telefonassistent. Beides ist gut, und beides richten wir Ihnen ein, wenn Sie es wollen. Hier bauen wir das andere: weniger Anrufe.

Was gebaut wird

je Auftrag ein Verweis mit vier Zuständen — angenommen, in Arbeit, wartet auf Teil, fertig. Kein Login, kein Konto. Wer den Verweis hat, sieht seinen Auftrag und sonst nichts. (Reparaturstatus, wenn man den Fachbegriff dafür sucht.)

Wann wir es anders bauen

Jemand muss den Zustand setzen. Wenn ein Klick je Auftrag nicht in Ihren Ablauf passt, hängen wir ihn an etwas, das ohnehin passiert: den Auftragsabschluss in Ihrer Software, den Scan beim Einlagern, die Unterschrift bei der Abholung. Ein Zustand, den niemand setzen muss, ist besser als einer, an den man erinnert wird.

Was gegen Tische hilft, an denen niemand sitzt

In einer Umfrage der Dehoga Nordrhein-Westfalen unter 250 Betrieben kennen 86,8 % das Problem aus eigener Erfahrung. Bei rund 60 % der Betroffenen liegt der Umsatzausfall bis fünf Prozent, beim Rest darüber. Und die Zahl, die den Fall eigentlich trägt: 38 % rufen zur Bestätigung heute selbst an oder schreiben eine E-Mail.

Was gebaut wird

Bestätigung sofort, Erinnerung am Vortag mit einem Knopf zum Absagen, und — wenn Sie wollen — eine Anzahlung ab Zahl Personen. Genau die Handarbeit, die laut der Umfrage heute 38 % der Betriebe selbst erledigen.

Wann wir es anders bauen

Eine Anzahlung schreckt No-Shows ab und einen Teil der Buchungen gleich mit. Bei einem Haus, das unter der Woche halb voll ist, bauen wir deshalb nur Bestätigung und Erinnerung — und die Anzahlung nur für Freitag, Samstag und große Runden. Das ist eine Einstellung, keine Entscheidung fürs Leben.

Randnotiz — Herkunft der Zahlen

Dehoga Nordrhein-Westfalen, Pressemeldung vom 4. Dezember 2025, Umfrage unter 250 Gastronomen, Caterern und Hoteliers. Der Befragungszeitraum ist dort nicht genannt. Fremde Zahlen, keine eigene Erhebung.

Anfragen, die als fertiges Angebot bei Ihnen ankommen

Bewusst eng gefasst

Für die volle Angebotsverwaltung gibt es reife Programme; die binden wir an. Was wir bauen, ist der Schritt davor: das Formular, aus dem ein Angebot ohne Rückfrage entsteht.

Was gebaut wird

ein Formular auf Ihrer Seite, das die Fragen stellt, die Sie sonst am Telefon stellen — Maße, Menge, Ort, Termin. Was ankommt, ist keine Nachricht mit „bitte um Angebot“, sondern ein ausgefüllter Vorgang, aus dem sich mit Ihrer Preislogik ein PDF mit Ihrem Briefkopf erzeugen lässt. Sie prüfen und schicken.

Wann wir es anders bauen

Sonderanfertigungen und alles, wofür man erst hinfahren muss, bleiben handgeschrieben. Das Formular fängt dann den Regelfall ab und leitet den Sonderfall mit allen Angaben an Sie weiter, statt ihn falsch zu berechnen.

Prozessanalyse: welcher Ablauf überhaupt drankommt

Aus den sieben Zahlen des Zählabschnitts wird eine Reihenfolge. Nicht alle Abläufe auf einmal — der eine, der am meisten kostet, zuerst.

Was Sie bekommen

eine Aufstellung, welcher Ablauf wie viel Zeit und Geld bindet, was eine Automatisierung davon abnehmen würde und was sie kostet. In Euro je Monat.

Wann wir es anders bauen

Wenn im Betrieb gerade etwas Größeres umgestellt wird, misst die Zählung den Ausnahmezustand. Dann zählen wir nach dem Umbau — und bauen in der Zwischenzeit den Ablauf, bei dem ohnehin schon feststeht, dass er weg soll.

KI-Automatisierung

Was der Markt KI-Automatisierung nennt — und wo bei uns die Regel aufhört

Unter KI-Automatisierung wird derzeit fast alles verkauft: Abläufe verknüpfen, Anfragen beantworten, Rechnungen einlesen, Termine planen. Vieles davon braucht kein Modell. Es braucht eine Regel — und die ist billiger, nachlesbar, und sie tut morgen dasselbe wie heute.

Unsere Grenze, in einem Satz: Solange sich sagen lässt, woran man es erkennt, bauen wir eine Regel. Erst wenn das niemand mehr sagen kann, kommt ein Modell dazu.

Braucht kein ModellBraucht eines
Termin buchen, bestätigen, erinnernAus einem frei geschriebenen Text erkennen, was der Kunde überhaupt will
Bestellung aufnehmen, Bon druckenAuf einem Foto erkennen, ob ein Teil in Ordnung ist
Zustand setzen und anzeigenAus tausend Vorgängen vorhersagen, was nächste Woche gebraucht wird
Angebot aus einem Katalog erzeugenAus Ihren eigenen Unterlagen antworten

Die rechte Spalte steht unter KI-Systeme. Sie kostet mehr, sie braucht Daten, und sie braucht eine Messung.

Reihenfolge

Welcher Ablauf zuerst drankommt

Die Faustregel, nach der wir entscheiden:

Ein Ablauf lohnt sich, wenn er wöchentlich Zeit spart, nicht monatlich.

Alles, was einmal im Monat zwanzig Minuten kostet, bleibt von Hand. Alles, was jeden Tag zwanzig Minuten kostet, lohnt sich. Wann sich der Ablauf bezahlt gemacht hat, steht nach der Zählung im Angebot — als Monatszahl, nicht als Spanne.

Zuerst bauen wir, wenn …… dann bauen wir zuerst etwas anderes
der Ablauf jede Woche vorkommter selten und jedes Mal anders ist
er immer gleich abläuftjeder Fall eine Entscheidung braucht
Fehler dabei Geld kostenein Fehler folgenlos bleibt
jemand ihn hasstihn ohnehin niemand macht

Preise

Was das kostet

Zwei Zahlen, mehr hat diese Leistung nicht: was der Bau kostet und was der Betrieb kostet. Was den Preis bewegt, steht darunter.

Vollständig auf der Preisseite

Takt · ein Ablauf

Läuft ohne Zutun weiter

  • Einen Ablauf automatisierenab 1.500 €Aufnahme, Bau, Anbindung an Kalender oder Kasse, Übergabe. Was den Preis bewegt, ist die Anzahl der Schritte — nicht, wie kompliziert die Technik ist.
  • Betrieb und Pflegeab 30 € im MonatDer Ablauf läuft auf unserem Server in Deutschland, wird überwacht und aktuell gehalten. Geht etwas an unserem Bau kaputt, reparieren wir es ohne Rechnung.
  • Die Aufnahme des Ablaufsim Preis enthaltenWie der Ablauf heute tatsächlich läuft. Kostet Sie eine halbe Stunde, in der Sie uns zeigen, wie es geht. Mehr nicht.

Was den Preis bewegt: die Anzahl der Schritte, ob an bestehende Software angebunden wird und ob Altbestände zu übernehmen sind. Nicht, wie kompliziert die Technik ist. Das ist unser Problem, nicht Ihres.

Die vollständige Aufstellung steht auf der Preisseite. Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Ablauf bei Ihnen zuerst drankommt, fangen Sie mit der kostenlosen Website-Analyse an — sie sieht sich auch an, was auf Ihrer Seite von Hand läuft.

Fragen

Häufige Fragen

Was kostet es, einen Ablauf zu automatisieren?

Ab 1.500 € für einen einzelnen Ablauf, Betrieb und Pflege ab 30 € im Monat. Was den Preis bewegt, ist die Anzahl der Schritte, ob an bestehende Software angebunden wird und ob Altbestände zu übernehmen sind — nicht, wie kompliziert die Technik ist.

Muss ich dafür eine neue Website haben?

Nein. Eine Buchung, eine Reservierung oder eine Statusseite lässt sich an eine bestehende Website anhängen, auch an eine, die wir nicht gebaut haben.

Brauche ich jemanden im Haus, der sich auskennt?

Nein. Wenn ein Ablauf nur läuft, solange eine bestimmte Person da ist, haben wir ihn falsch gebaut.

Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?

Jeder Ablauf hat einen Weg von Hand daneben, und der bleibt bestehen. Ein Betrieb, der bei einem Ausfall stillsteht, ist schlechter dran als vorher.

Wie lange dauert es, bis eine Terminbuchung läuft?

In der Regel [ Zahl ] bis [ Zahl ] Wochen. Der längste Teil ist selten das Bauen, sondern das Klären der Ausnahmen — wer darf wann, wie lange dauert was, was passiert bei einer Absage.

Warum soll ich das bauen lassen, wenn es fertige Programme gibt?

Wenn ein Mietprogramm zu Ihrem Ablauf passt, ist es billiger, und dann richten wir Ihnen das ein. Gebaut wird, wenn es nicht passt, wenn die Daten bei Ihnen bleiben sollen, wenn die Buchung in Ihren vorhandenen Kalender schreiben und auf Ihrer eigenen Seite stehen soll — oder wenn die monatlichen Mieten über die Jahre teurer werden als der einmalige Bau. Welcher Fall vorliegt, rechnen wir Ihnen vor.

Woran erkenne ich, ob sich das bei mir überhaupt lohnt?

An der Zählung: ein Werktag, sieben Zahlen. Danach steht fest, welcher Ablauf am meisten kostet — und der ist der erste, den wir bauen.

Ist das Künstliche Intelligenz?

Nein. Hier arbeiten Regeln, die man aufschreiben und nachlesen kann. Wo eine Entscheidung sich nicht als Regel schreiben lässt, kommen KI-Systeme ins Spiel — das ist ausdrücklich etwas anderes.

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